Tasa-arvo ja yhdenvertaisuuskysely auttaa organisaatioita selvittämään, miten henkilöstö kokee oikeudenmukaisuuden, syrjimättömyyyden ja tasapuolisen kohtelun työyhteisön arjessa. Hyvin suunniteltu kysely ei jää yleisen ilmapiirin mittariksi, vaan tuottaa tietoa tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnittelun, henkilöstöjohtamisen ja konkreettisten kehittämistoimien pohjaksi.
Miksi tasa-arvosta ja yhdenvertaisuudesta tarvitaan tutkittua tietoa?
Työpaikan muodolliset periaatteet eivät yksin kerro, miten tasa-arvo ja yhdenvertaisuus toteutuu käytännössä. Henkilöstöryhmillä voi olla erilaisia kokemuksia esimerkiksi rekrytoinnista, työtehtävien jakamisesta, palkkauksesta, uralla etenemisestä, koulutusmahdollisuuksista, esihenkilötyöstä tai työyhteisön vuorovaikutuksesta. Kokemukset voivat myös erota sen mukaan, missä tehtävässä, yksikössä tai työsuhdemuodossa henkilö työskentelee. Kysely tekee erot näkyviksi yhdenmukaisella tavalla ja auttaa erottamaan yksittäiset kokemukset laajemmista toistuvista ilmiöistä.
Yhdenvertaisuuslain mukaan työnantajan on arvioitava yhdenvertaisuuden toteutumista työhönotossa ja työpaikalla sekä kehitettävä työoloja ja toimintatapoja yhdenvertaisuuden edistämiseksi. Arviointi- ja edistämisvelvollisuus koskee työnantajia henkilöstömäärästä riippumatta. Jos työnantajan palveluksessa on säännöllisesti vähintään 30 työntekijää, työnantajalla on lisäksi oltava suunnitelma tarvittavista yhdenvertaisuutta edistävistä toimenpiteistä. Suunnitelman tulee sisältää työpaikalla tehdyn yhdenvertaisuusarvioinnin johtopäätökset.
Tasa-arvolain yleinen velvollisuus edistää sukupuolten tasa-arvoa tavoitteellisesti ja suunnitelmallisesti koskee niin ikään kaikkia työnantajia henkilöstömäärästä riippumatta. Jos työnantajan palveluksessa on säännöllisesti vähintään 30 työntekijää, työnantajan on lisäksi laadittava vähintään joka toinen vuosi erityisesti palkkausta ja muita palvelussuhteen ehtoja koskeva tasa-arvosuunnitelma. Sen vähimmäissisältöön kuuluvat selvitys työpaikan tasa-arvotilanteesta ja sen osana palkkakartoitus, tarpeelliset tasa-arvoa edistävät toimenpiteet sekä arvio aikaisempien toimenpiteiden toteutumisesta ja tuloksista.
Henkilöstökysely ei yksinään täytä tasa-arvo- tai yhdenvertaisuussuunnitelmaa koskevia lakisääteisiä vaatimuksia. Se voi kuitenkin tuottaa henkilöstön kokemuksiin perustuvaa tietoa, jota käytetään muun aineiston rinnalla nykytilan arvioinnissa, kehittämistoimien valinnassa ja seurannassa. Palkkakartoitusta, henkilöstörakennetta, rekrytointitietoja ja organisaation omia käytäntöjä koskeva tarkastelu täydentää kyselyn tuottamaa kokemustietoa.
Kyselyn arvo ei rajoitu velvoitteiden täyttämiseen. Organisaatio, joka tunnistaa epäoikeudenmukaisuuden kokemukset ajoissa ja pystyy osoittamaan, miten palautteeseen reagoidaan, vahvistaa henkilöstön luottamusta, työnantajakuvaa ja muutosten hyväksyttävyyttä. Tutkimus tuottaa myös tietoa siitä, missä käytännöissä organisaatio jo onnistuu ja mitä vahvuuksia kannattaa säilyttää.
Miten tasa-arvo- ja yhdenvertaisuuskysely rakennetaan luovasti?
Kyselyn tulee linkittyä organisaation toimintaympäristöön ja siihen, mihin tuloksia aiotaan käyttää. Valmis kysymyslista ei sellaisenaan sovi kaikille työpaikoille. Esimerkiksi palkkauksen, rekrytoinnin, uralla etenemisen, työtehtävien jakamisen ja koulutukseen pääsyn merkitys voi vaihdella organisaation rakenteen mukaan. Ennen lomakkeen laatimista määritellään, millaisia päätöksiä tutkimuksella tuetaan, mitä henkilöstöryhmiä tuloksissa on tarpeen tarkastella ja millä tasolla tuloksia voidaan raportoida turvallisesti varmistaen yksilön anonymiteetti.
Käytännössä kyselyssä voidaan tarkastella ainakin seuraavia kokonaisuuksia:
- kokemus sukupuolten tasa-arvon toteutumisesta eri henkilöstökäytännöissä
- eri-ikäisten, eri taustoista tulevien ja erilaisissa työsuhteissa olevien tasapuolinen kohtelu
- palkkauksen, uralla etenemisen, työtehtävien jakamisen ja koulutusmahdollisuuksien oikeudenmukaisuus
- työn ja muun elämän yhteensovittaminen sekä käytössä olevien joustojen toimivuus
- syrjinnän, seksuaalisen häirinnän ja muun epäasiallisen kohtelun havaitseminen tai kokeminen
- tietoisuus toimintatavoista: tietääkö henkilöstö, miten epäasiallisesta kohtelusta ilmoitetaan ja miten asia käsitellään
- henkilöstön näkemys tärkeimmistä kehittämiskohteista ja konkreettisista toimenpiteistä.
Kysymysten sanamuodoissa on erotettava havaittu ja itse koettu ilmiö. Esimerkiksi syrjinnän tai epäasiallisen kielenkäytön havaitseminen työyhteisössä on eri asia kuin joutuminen itse sen kohteeksi. Myös tarkasteltava ajanjakso on määriteltävä selkeästi. Jos eri teemojen aikajänteet vaihtelevat, vaihtelulle pitää olla tutkimuksellinen peruste ja se on huomioitava tulkinnassa.
Taustamuuttujat ovat tarpeen, jos organisaatio haluaa tunnistaa henkilöstöryhmien välisiä eroja. Samalla ne voivat lisätä tunnistettavuuden riskiä etenkin pienissä yksiköissä. Siksi taustatietoja ei kerätä mahdollisimman paljon, vaan vain tutkimustavoitteen kannalta perusteltu määrä. Raportointiryhmille määritellään vähimmäiskoot, ja useiden taustamuuttujien ristiintaulukointia rajoitetaan, jos yhdistelmä voisi paljastaa yksittäisen henkilön. Avoimissa vastauksissa vastaajia ohjeistetaan välttämään omia ja muiden tunnistetietoja, ja aineisto tarkistetaan ennen raportointia.
Herkkien aiheiden kohdalla vastaamisen turvallisuus on keskeinen osa tutkimuslaatua. Jos henkilöstö epäilee, että yksittäinen vastaus voidaan yhdistää henkilöön, syrjintää tai häirintää koskevat kokemukset voivat jäädä kertomatta. Kyselykutsussa on siksi kerrottava ymmärrettävästi, kuka tutkimuksen toteuttaa, mikä on henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, miten aineistoa käsitellään, kenelle tuloksia toimitetaan ja millä tasolla niitä raportoidaan. Ulkopuolinen tutkimuskumppani vahvistaa luottamusta erottamalla vastausdatan käsittelyn organisaation omista järjestelmistä, mutta se ei poista rekisterinpitäjän vastuuta eikä muita tietosuojavelvoitteita.
Kyselyn pituudessa tarvitaan aina tasapainoa. Herkät teemat vaativat riittävän kontekstin ja selkeät määritelmät, mutta tarpeettoman pitkä lomake lisää vastauskuormaa, keskeyttämisiä ja vastaamattomuutta. Matriisikysymykset voivat olla tehokkaita, jos samaa asiaa arvioidaan useissa henkilöstökäytännöissä, mutta liian laajat matriisit heikentävät käytettävyyttä erityisesti mobiilivastaamisessa. Lomake kannattaa testata ennen tiedonkeruuta sekä sisällöllisesti että teknisesti myös ulkopuolisilla vastaajilla.
Miten tulokset muutetaan kehittämiskohteiksi?
Tulosten käsittelyssä kannattaa erottaa kolme tasoa: koko organisaation tilanne, tarkoituksenmukaiset henkilöstöryhmäkohtaiset erot sekä avoimista vastauksista nousevat toistuvat teemat. Kokonaiskeskiarvo voi näyttää hyvältä, vaikka jokin ryhmä arvioisi esimerkiksi uralla etenemisen tai palkkauksen oikeudenmukaisuuden selvästi muita heikommaksi. Ryhmäerojen tulkinnassa huomioidaan vastaajamäärät, aineiston kattavuus ja se, ovatko erot käytännössä merkityksellisiä. Pieni numeerinen ero ei automaattisesti tarkoita kehittämisen kannalta olennaista ongelmaa, eikä suuri ero yksin kerro sen syytä. Vastausten tulkinta vaatii ainoa riittävää tilastollista ammattitaitoa, mutta myös kykyä hahmottaa heikkoja signaaleja ja syy-yhteyksiä. Ulkopuolisella tutkimuskumppanilla keskeinen valintakriteeri on riittävän pitkä kokemus erilaisista henkilöstötutkimuksista.
Avoimet vastaukset auttavat ymmärtämään, mistä numeeriset havainnot voivat johtua. Ne voidaan luokitella esimerkiksi johtamiseen, työnjakoon, palkkaukseen, vuorovaikutukseen, toimintatapoihin ja ilmoituskanaviin liittyviin teemoihin. Yksittäistä kommenttia ei kuitenkaan pidä esittää koko henkilöstön näkemyksenä. Kvalitatiivisen aineiston tehtävä on tuoda esiin ilmiöiden sisältöä, poikkeavia kokemuksia ja käytännön esimerkkejä määrällisen analyysin rinnalle.
Kehittämistoimet kannattaa valita havaintojen, riskin ja vaikutettavuuden perusteella. Jos henkilöstö ei tunne häirintätilanteiden toimintamallia, toimenpiteenä voi olla ohjeiden selkeyttäminen ja koulutus. Jos jokin ryhmä kokee uralla etenemisen epäoikeudenmukaiseksi, tarvitaan todennäköisesti käytäntöjen ja päätöksentekokriteerien tarkempi tarkastelu. Jos palkkauksessa havaitaan ongelmia, kyselykokemus ei korvaa tasa-arvolain mukaista palkkakartoitusta, vaan osoittaa teeman, joka on arvioitava muun tiedon kanssa.
Jokaiselle valitulle toimenpiteelle on hyvä määritellä vastuuhenkilö, tavoite, aikataulu ja seurannan tapa. Kaikkia esiin nousevia asioita ei voida ratkaista kerralla, joten organisaation on perusteltava painopisteet ja kerrottava henkilöstölle, mitä tehdään ensin. Myös se kannattaa viestiä, jos jokin ehdotus ei johda toimenpiteeseen ja miksi. Avoin purkukeskustelu vahvistaa tutkimuksen uskottavuutta ja parantaa edellytyksiä osallistua seuraavaan mittaukseen.
Kun kysely uusitaan, vertailukelpoiset ydinmittarit pidetään riittävän samoina. Samalla voidaan lisätä ajankohtaisia kysymyksiä niistä toimista, joita edellisen mittauksen jälkeen on tehty. Seurannan tavoitteena ei ole vain osoittaa keskiarvojen muutosta, vaan arvioida, ovatko sovitut käytännöt tulleet tunnetuiksi ja onko henkilöstön kokemus muuttunut. Näin tasa-arvo- ja yhdenvertaisuuskysely liittyy jatkuvaan henkilöstön kehittämiseen eikä jää erilliseksi kertakyselyksi.
Suomen Kyselytutkimus Oy tutkimuskumppanina
Suomen Kyselytutkimus Oy toteuttaa tasa-arvo- ja yhdenvertaisuuskyselyjä yrityksille, julkisille organisaatioille ja järjestöille. Tutkimus voidaan toteuttaa erillisenä kyselynä tai osana laajempaa henkilöstötutkimusta. Palvelu voi sisältää tutkimusasetelman ja kysymysten suunnittelun, sähköisen tiedonkeruun, muistutukset, aineiston luottamuksellisen käsittelyn, analyysin sekä graafisen ja sanallisen raportin johtopäätöksineen.
Ulkopuolinen toteutus on erityisen perusteltu silloin, kun tutkimuksessa käsitellään syrjintää, häirintää tai muita arkaluonteisia kokemuksia. Riippumaton toteuttaja voi auttaa rakentamaan raportointiryhmät, käsittelemään avoimet vastaukset tunnistettavuutta vähentävällä tavalla ja tuottamaan organisaatiolle sellaisen tulostason, jota voidaan käyttää suunnittelussa ilman yksittäisten vastausten tarpeetonta paljastumista.
Tutkimus suunnitellaan aina organisaation tavoitteiden, henkilöstörakenteen ja olemassa olevien tasa-arvo- ja yhdenvertaisuuskäytäntöjen perusteella. Näin kysely ei jää yleiseksi mallipohjaksi, vaan tuottaa tietoa, jota voidaan käyttää käytännön toimenpiteiden valintaan, henkilöstöviestintään ja myöhempään seurantaan.
